Tezi ile ilgili alan çalışması yapmak üzere; seminer, konferans ya da toplantıya katılmak isteyenler, en az bir ay önceden eğitim ataşeliğine başvurmaları ve öğrenim durumunun uygun görülmesi, temsilcilik tarafından Bakanlığa bilgi verilmesi kaydıyla varsa gidiş-dönüş yol ücreti (uçak, otobüs, tren), katılım veya giriş ücretleri ile öğrenim gördüğü ülkenin yurt dışı aylık burs miktarının %5'i kadar konaklama ücreti fatura ibraz etmeleri kaydıyla ödenir.

Ancak, öğrencinin tüm öğrenim süresi boyunca katıldığı toplam dört seminer, konferans veya toplantı için ödeme yapılır.

Seminer, konferans ya da toplantı katılımı için yapılan seyahatlerin aktarmasız olması esastır. Ancak, daha ekonomik olması ve benzeri Müşavirliğimizce kabul edilebilecek makul bir gerekçeyle aktarmalı seyahat tercih edildiğinde, bunun gerekçesini açıklayan bir dilekçenin ve varsa kanıt belgeleriyle birlikte "Geri Ödeme Talep Formu"na eklenmesi gerekmektedir. Öğrenim yeri ile toplantı yeri arasındaki doğrudan uçuşların aktarmalı uçuşlardan daha pahalı olduğu, aynı tarih için uçak şirketlerinin web uygulamalarından alınacak çıktılarla belgelendirilebilir. 

Bu türden masrafların ödenebilmesi için, usulünce doldurulmuş "Geri Ödeme Talep Formu"nun ekinde; Müşavirliğimizce verilmiş olan katılım izninin bir örneği, yapılan harcamalara ilişkin kanıtlayıcı belgelerin asılları Müşavirliğimize sunulmalıdır.

Konferans katılım masrafı, "Geri Ödeme Talep Formu"nda aşağıdaki detayda yer almaktadır.

• Seminer/toplantı/konferans masrafı: Gidiş-dönüş yol gideri
• Seminer/toplantı/konferans masrafı: Gidiş yol gideri
• Seminer/toplantı/konferans masrafı: Dönüş yol gideri
• Seminer/toplantı/konferans masrafı: Katılım/giriş bedeli
• Seminer/toplantı/konferans masrafı: Konaklama ücreti